Aujourd’hui, l’onboarding est un véritable défi pour l’entreprise. En effet les premiers mois après la signature du contrat sont les plus délicats et déterminent l’engagement à long terme des nouveaux collaborateurs. Par conséquent, l’étape de l’onboarding se révèle être crucial. Comment avoir rapidement un salarié opérationnel, mais surtout, qui s’investira à long terme dans l’entreprise? On vous explique comment réaliser un onboarding au top!
L’Onboarding: C’est quoi?
L’onboarding est un terme emprunté à l’anglais qui désigne tout simplement la phase d’intégration des nouvelles recrues dans l’entreprise. Il s’agit concrètement de les accueillir sur le plan matériel, administratif mais plus important, l’aspect humain. Découvrez dans la suite quelques étapes simples à suivre pour vous garantir un onboarding réussi.
Préparer un plan d’action
Et oui un onboarding ça ne se prend pas à la légère, c’est une étape cruciale autant pour le candidat que pour l’entreprise. Vous n’aurez que peu de temps pour intégrer le candidats à vos équipes, lui faire intégrer la culture de l’entreprise et le former à son poste, il est donc essentiel de s’y préparer correctement.
- Faites un état des lieux de votre stratégie d’intégration existante en consultant vos collaborateurs actuels, vous pourrez ainsi déterminez ce qui fonctionne et ce qui a besoin d’être améliorer
- Construisez un plan à suivre qui déterminera la charge d’information à communiquer aux nouvelles recrues et les grands axes que le parcours d’intégration devra couvrir comme l’administratif, la logistique, les valeurs de l’entreprise et enfin le poste en lui même.
Encadrer l’arrivée des nouvelles recrues
Établissez la communication avant le Jour-J
L’onboarding commence avant même le premier jour du collaborateur en entreprise. Echanger par mail et appel téléphone vous permettra de rassurer et mettre en confiance votre jeune recrue mais également de fluidifier vos échanges.
C’est également une opportunité de le préparer à sa première journée dans vos locaux en lui envoyant son contrat pour qu’il puisse avoir le temps d’en prendre connaissance et aussi de lui communiquer le déroulement générale de sa première journée et les aspects logistiques tels que l’horaire ou le code vestimentaire.
Annoncez son arrivée à vos équipes
Prenez la peine de préparer vos collaborateurs actuels à l’arrivée du nouvelle élément en leur annonçant sa venue. Transmettez leurs les informations essentielles tel que se nom et le poste qu’il occupera, n’hésitez pas également à mentionnées des informations extra-professionnelles tels que ses passions et hobbies, cela permettra de d’enrichir et faciliter les premiers échanges qu’il aura avec l’équipe.
Préparez le poste de travail
Il est important que le jeune collaborateur sente dès les premiers instants qu’il est considéré au même titre que les autres employés. Assurez vous qu’à son arrivée il ai déjà un poste de travail défini, équipé et organisé. Préparez tous les codes d’accès et autres informations, qui lui seront indispensables pour mettre automatiquement la main à la pâte.
Organisez une visite des locaux
Cela permettra aux candidats de prendre ses marques dans l’entreprise et prendre connaissance des différents départements et de leurs emplacements, informations qui lui seront particulièrement utile dans l’exercice de sa fonction. Celle-ci pourra se conclure en lui offrant un pack de bienvenue pour bien lui montrer que vous êtes heureux de l’accueillir au sein de l’équipe et susciter un sentiment d’appartenance.
Présentez lui ses outils de travail
Vous avez sûrement en tant qu’entreprise vos propres outils de travail, c’est le moment idéal de familiariser la nouvelle recrue avec ces derniers. Qu’il s’agisse des outils RH ou de ceux qu’il aura à utiliser au quotidien dans l’exercice de sa fonction.
Programmez un point RH
Ce sera l’occasion de faire signer son contrat à votre nouveau collaborateur mais également de répondre à ses questions et préoccupations d’ordre administratif.
Aider à créer des liens avec les équipes
Il est essentiel de créer des opportunités afin que des liens puisse être établis entre votre nouvelle génération de collaborateurs et ceux déjà présent dans l’entreprise si vous voulez évitez les conflits générationnels et surtout renforcer la cohésion des équipes.
Créer des promotions d’onboarding
Si vous accueillez un groupe de nouveaux collaborateurs le mieux restent d’organiser des promotions d’onboarding, le faites de partager cette expérience d’intégration en entreprise avec d’autres personnes donnent l’opportunité aux jeunes recrues d’échanger leurs impressions et inquiétudes et surtout de se sentir compris. Ils garderont très certainement de bonnes relations avec les membres de leur promotion d’onboarding.
Favoriser les rencontres avec les collaborateurs en poste
Une intégration réussi des nouveaux collaborateurs passe très certainement par les liens qu’ils développent avec les salariés déjà en poste de l’entreprise. Il revient donc à l’entreprise d’encourager et faciliter les échanges entre la nouvelle promotion et l’ancienne. Pour cet objectif vous avez la possibilité de réaliser de nombreuses actions:
- Organiser des déjeuners d’équipes
- Mettre en place un système de parrainage
- Encourager les équipes à inclure les nouvelles recrues à leurs rencontres extra-professionnelles.
Travailler sur l’adhésion à la culture d’entreprise
Si vous avez choisi d’intégrer ce candidat en particulier à votre entreprise, c’est que vous avez surement observer une adéquation de ses valeurs à celles de l’entreprise et la période d’onboarding est le moment idéal de le confirmer.
Rappeler la mission et les valeurs de l’entreprise
Bien que le collaborateur aura pris connaissance de ces dernières dans l’offre d’emploi, durant l’entretien et même pendant les recherches qu’il aura effectué sur l’entreprise, rappelez au quotidien la mission et les valeurs de l’entreprise lui permettront d’y adhérer beaucoup plus rapidement. Aussi assurez vous de mettre en avant comment les valeurs et la mission de l’entreprise se traduisent dans les activités quotidiennes de l’entreprise.
Mettre en avant la culture de l’entreprise
Présenter votre magnifique culture d’entreprise à vos nouveaux collaborateurs en les faisant participez à vos rituels ou en partageant l’histoire de l’entreprise en n’oubliant les petites annecdotes touchantes qui ne manqueront d’humaniser l’entreprise.
Former les nouveaux collaborateurs
L’aspect humain de l’intégration des nouveaux collaborateurs est certes essentiel mais il ne doit cependant pas prendre le pas sur l’intégration au niveau de l’opérationnel. Il faut garder à l’esprit que dans le cas des jeunes talents, la grande majorité en est sûrement à sa première véritable expérience personnel, alors la formation en est d’autant plus essentiel.
Assurer une prise de poste fluide
Pour assurer une prise en poste fluide du collaborateur il faut garder en tête les étapes suivante:
- Fixer des objectifs des les premiers jours
- Mettre en place des points de suivi régulier
- Fournir les documents clés mis à jour
Former sur les méthodes de travail
Mettre les nouveaux collaborateurs dans le bain en les informant et les accompagnant vis à vis de vos méthodes de travail leur permet d’être opérationnel beaucoup plus rapidement.
- Partagez avec vos nouvelles recrues les codes de l’entreprise afin qu’elles puissent mieux appréhender le fonctionnement de l’entreprise
- Aidez le à identifier les personnes à qui se référer en fonction des sujets
- Allez pas à pas durant le processus d’intégration pour permettre au collaborateur d’intégrer les différentes informations qu’il reçoit.
L’arrivée d’un jeune talent dans l’entreprise représente également une occasion pour vous d’améliorer votre processus d’onboarding n’hésitez donc pas à leur demander des feedbacks et leurs impressions sur le processus d’intégration de votre entreprise.